公文標準格式制作軟件(機關公文助手)使用向導
利用公文標準格式制作軟件(機關公文助手)精確排版，輸出標準格式公文，僅需簡單的三個步驟！
（本使用向導以標準下行/平行文為例，其他格式均與此類似）
第一步，運行公文標準格式制作軟件(機關公文助手)，在程序的主界面，請選擇相應的行文格式，然后點擊[下一步]按鈕（如下圖）。
根據公文的實際情況輸入公文的各要素內容（如下圖）。
小提示：利用鍵盤左手邊上的“Tab”鍵可以跳動選擇光標位置，無須移動右手鼠標，方便快速輸入。
密級和保密期限：涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。
緊急程度：緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
發文字號：發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。（點擊小按鈕  預定義常用的機關代字，避免每次輸入，如下圖）
成文日期：成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人簽發日期為準。
公文標題：公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
主送單位：主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。（點擊小按鈕 選擇、編輯、設置發送單位，如下圖）
抄送單位：抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。（點擊小按鈕
選擇、編輯、設置發送單位，與主送單位類似）
附件：公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。
附注：公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。
信息公開選項：輸入后定位到版記前一行位置，可留空。
正文內容：可將其他文檔文字導入或復制粘貼至此，以去除原有不規范格式。
注：印發時間以公文付印的日期為準，由軟件根據系統時間自動生成，如需作調整可在中進行。
版式設置：點擊“版式設置”按鈕，可單獨對各文種格式的紅色版頭、落款單位等公文版式進行設置，如下圖。
發文機關字體設置：這里主要根據發文機關標識的字數等特定要求進行調整，以避免出現字體過密或過疏的情況。
藍色選項：主要用于企業性質的單位發文，黨政機關使用紅頭發文不必勾選。
寬度：指定發文機關標識的文字框寬度。
紅線粗細：指定版頭紅色反線的粗細（1磅＝0.35毫米）。
第二步，點擊[輸出到Word/WPS]按鈕
在確認公文二維條碼界面，程序將自動調用上一步所包含的信息，請按單位實際情況作補充、調整。各字段填寫說明如下：
1. 條碼版本標識（必選項）：此處無需輸入。
2.條碼編號（必選項）：各單位自行定義本單位內部管理使用條碼的惟一規則，保證本單位制作的每一個條碼均是惟一的。條碼編號可由字母與數字組成，可以在單位內部按大流水編號，也可按業務種類或其他規則進行編號。此字段最長不超過20個字符，最短不少于8個字符。
3.發文單位（必選項）:填寫發文單位的規范化簡稱或全稱，如“XX市人民政府”，聯合發文只填寫主辦單位名稱加一個“等”字，如“XX市人民政府等”。此字段不得超過20個漢字。
4.公文種類或刊物名稱：常用的公文種類主要有決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要15種。此字段不得超過15個漢字。
5.發文字號或期號（必選項）：此字段不得超過15個漢字，如無文號和期號，填寫一個“無”字。
6.主送單位：沒有主送單位的不用填寫，有主送單位的則必須填寫。此字段不得超過20個漢字，如主送單位超過20個漢字，則此字段標注為“見報頭”。
7.標題：無標題的不用填寫，否則不得留空。此字段不超過80個漢字，如過長則應進行簡化。
8.秘密等級（必選項）：秘密等級分為無、秘密、機密、絕密四級。如需標注保密期限，直接寫在秘密等級后面，如“機密30年”。此字段不得少于1個漢字，并不超過4個漢字長度(兩個阿拉伯數字相當于1個漢字)。
9.緊急程度（必選項）：公文的緊急程度分為無、急件、特急三級；電報的緊急程度分為無、平急、加急、特急、特提五級。此字段不得少于1個漢字，并不超過2個漢字。
10.成文日期（必選項）：此字段為公文的成文日期或刊物的編印日期，用阿拉伯數字表示，個位數日、月前面加“0”標注雙位，如：20120412（2012年4月12日）。此字段固定為8個字符。
11.發布層次：黨委系統的發文需標注此項，分為省軍級、市地師級、縣團級、公開發布四級；非固定發布層次的公文，填寫“特定范圍”；政府系統的公文沒有發布層次，此字段可以為空。此字段不得超過4個漢字。
12.條碼制作單位（必選項）：此字段標注條碼的具體制作單位，如“XX市人民政府辦公室”。此字段不得超過10個漢字。
13.條碼制作日期（必選項）：此字段標注條碼的生成日期，與成文日期標注方法相同。
14.自定義字段：一般不填寫，此字段不得超過55個漢字的長度。
（填寫完以上各字段信息后，點擊“查看(Word/WPS)”按鈕，可將生成的公文二維條碼以及相應的字段信息輸出到Word文檔進行校對。）
最后，點擊[下一步]，軟件將根據行文格式以及所輸入的各要素內容、二維條碼字段信息，自動精確定位，輸出標準格式的公文到Word或WPS。
第三步，在Word/WPS中作最后簡單調整。
最后一道工序，在Word/WPS中，你可能僅僅只需要打數個回車鍵把版記排到適當的位置即可。
小技巧：公文首頁底行排不下，空白太大怎么辦？在公文制作過程中，由于公文首頁標題的字體、字號和正文不同造成行距變化出現差異，往往造成首頁底行和頁碼之間留下大段空白，給公文制作人員帶來麻煩，這時候可以選中標題前的一個空白段落，然后點擊工具欄“格式 －> 段落 －> 縮進和間距”，在中間的“行距”下拉菜單選擇“固定值”，再在右邊的“設置值”嘗試輸入不同的磅數（1磅＝0.35毫米）進行調整就可以解決問題。
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